Descrição do Serviço

O Sistema de Qualificação de Fornecedores foi desenvolvido em VBA para Excel com o objetivo de centralizar, automatizar e controlar todas as etapas do processo de gestão documental e qualificação de fornecedores. A solução foi criada para atender organizações que necessitam garantir conformidade regulatória, controle de vencimentos documentais, rastreabilidade das informações e eficiência operacional, reduzindo significativamente atividades manuais e riscos de falhas nos processos. O sistema integra módulos de cadastro, qualificação, monitoramento documental, comunicação automatizada, gestão eletrônica de documentos e indicadores gerenciais, proporcionando uma visão completa da situação cadastral dos fornecedores.

A estrutura do sistema permite gerenciar informações como código do fornecedor, razão social, nome fantasia, CNPJ, tipo de fornecedor, status da qualificação e observações operacionais. Além disso, controla documentos obrigatórios como Alvará de Funcionamento, Alvará Sanitário, Certificado de Regularidade Técnica (CRT), Registro de CNPJ, Contrato Social, Certificados de Qualidade, Certificados de Produtos Químicos Controlados pela Polícia Federal e demais documentos regulatórios exigidos pela organização.

Um dos principais diferenciais do sistema é o monitoramento automático das datas de validade dos documentos. A solução identifica documentos vencidos e documentos próximos ao vencimento, classificando-os automaticamente e exibindo-os em listas específicas para acompanhamento. Essa funcionalidade permite atuação preventiva da equipe responsável, reduzindo riscos operacionais, bloqueios comerciais e não conformidades regulatórias. O sistema também contabiliza fornecedores únicos com pendências documentais, fornecendo indicadores confiáveis para gestão.

Para apoiar a tomada de decisão, foi desenvolvido um dashboard gerencial com indicadores automáticos que apresentam informações como quantidade total de fornecedores, fornecedores vencidos, fornecedores próximos ao vencimento, fornecedores validados, fornecedores com compra restrita e fornecedores sem informação de validade cadastrada. Os indicadores são exibidos por meio de percentuais, campos numéricos e barras gráficas que facilitam a análise da situação geral da base.

A solução possui integração com o Microsoft Outlook, permitindo o envio automatizado de e-mails para fornecedores. O sistema gera comunicações personalizadas para documentos vencidos, documentos próximos ao vencimento e pendências relacionadas a produtos controlados pela Polícia Federal. Os e-mails são enviados com tabelas em HTML contendo os documentos pendentes, datas de validade e informações cadastrais, além de utilizar automaticamente a assinatura padrão configurada no Outlook.

Outro recurso importante é a sincronização bidirecional entre as bases de fornecedores e qualificação, garantindo atualização automática dos dados por meio da validação do CNPJ. O sistema também oferece funcionalidades de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), permitindo criar estruturas padronizadas de pastas para cada fornecedor e realizar upload de documentos com nomenclatura padronizada.

Como resultado, o sistema proporciona maior controle, organização, conformidade, produtividade e segurança das informações, transformando o Excel em uma plataforma completa de gestão da qualificação de fornecedores e suporte à governança corporativa.